Changer de syndic : la procédure et le calendrier

Changer de syndic est un droit, et pourtant la plupart des tentatives échouent. Rarement sur le fond — presque toujours sur le calendrier et la mobilisation.

Les trois conditions

Une majorité exigeante. La désignation du syndic se vote à une majorité calculée sur tous les copropriétaires, absents compris. Une absence sans pouvoir équivaut à un vote contre.

Une inscription à l’ordre du jour dans les délais. La question doit être demandée au syndic en place suffisamment tôt pour figurer sur la convocation. C’est lui qui la rédige — d’où la nécessité d’une demande écrite et traçable.

Des contrats concurrents joints à la convocation. On ne peut pas voter la désignation d’un syndic dont le contrat n’a pas été communiqué. Sans pièce jointe, la résolution est fragile.

Ces trois conditions se préparent plusieurs mois avant l’assemblée. C’est là que se joue la réussite.

Le calendrier, à rebours

Six à quatre mois avant l’échéance du mandat. Le conseil syndical sollicite des propositions auprès de plusieurs cabinets. Comptez au moins trois pour comparer utilement.

Trois mois avant. Comparaison des offres et sélection de celles qui seront présentées. Le conseil syndical peut auditionner les candidats.

Dans les délais d’inscription à l’ordre du jour. Demande écrite au syndic en place, avec les contrats à joindre. Envoyez en recommandé : c’est votre preuve si la question n’apparaît pas sur la convocation.

À réception de la convocation. Vérifiez que la question figure bien, avec les contrats. Si ce n’est pas le cas, réagissez immédiatement — une convocation incomplète peut être contestée, mais mieux vaut la corriger avant.

Avant l’assemblée. Mobilisez. Contactez les copropriétaires, expliquez, collectez les pouvoirs. C’est le travail qui décide du résultat, et il ne se fait pas la veille.

Comparer deux contrats

Le forfait annuel ne dit presque rien. Ce qui compte est ailleurs.

Ce qui est inclus dans le forfait : nombre d’assemblées, de visites, de réunions de conseil syndical, gestion courante.

Ce qui est facturé en supplément : suivi de travaux, souvent en pourcentage du montant ; gestion des impayés ; états datés lors des mutations ; assemblées supplémentaires ; frais de photocopie et d’envoi.

Les prestations liées aux mutations, payées par les vendeurs mais qui pèsent sur l’attractivité de l’immeuble.

La disponibilité : horaires, interlocuteur dédié, délai de réponse annoncé, gestion des urgences.

Le nombre de copropriétés gérées par gestionnaire. C’est l’indicateur le plus révélateur de la qualité de suivi, et celui qu’on pense rarement à demander.

Un forfait bas assorti d’une facturation abondante en supplément coûte souvent plus cher qu’un forfait plus élevé mais complet.

Le jour du vote

Le syndic en place préside rarement sereinement sa propre révocation. Deux points de vigilance.

L’ordre des résolutions. La désignation du nouveau syndic doit être votée. Si plusieurs candidats sont proposés, chacun fait l’objet d’une résolution distincte.

La passerelle. Si la résolution échoue mais recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote à une majorité inférieure peut avoir lieu immédiatement. Ne quittez pas la salle, et demandez ce second vote s’il n’est pas proposé.

Faites consigner au procès-verbal tout incident de séance : c’est ce document qui servira en cas de contestation.

La transmission : le vrai point de friction

C’est là que les difficultés commencent, et elles sont fréquentes.

L’ancien syndic doit transmettre au nouveau : les archives de la copropriété, la situation de trésorerie, les fonds détenus, les contrats en cours, le carnet d’entretien, et l’ensemble des pièces comptables.

Ces transmissions sont encadrées par des délais, avec une transmission immédiate pour la trésorerie et les documents essentiels, puis un délai plus long pour le reste.

En pratique, les retards sont courants. La marche à suivre :

Mise en demeure par le nouveau syndic, en recommandé.

Saisine du juge si le blocage persiste, avec possibilité de pénalités.

Traçabilité de chaque relance : c’est ce qui fonde le dossier.

Le conseil syndical a tout intérêt à suivre cette phase de près, et à ne pas considérer que le travail est fini le soir de l’assemblée.

Et le syndic bénévole ?

C’est une option pour les petites copropriétés, et elle mérite d’être connue.

Un copropriétaire peut être désigné syndic, sans rémunération de gestion. Cela suppose d’assumer réellement : comptabilité séparée, convocations dans les formes, tenue des assemblées, archives, assurances, contrats.

Cela fonctionne bien dans une petite copropriété entendue, sans gros travaux prévus. Cela devient périlleux dès que l’immeuble est important ou que des travaux lourds arrivent.

Un point souvent ignoré : le syndic bénévole engage sa responsabilité personnelle. Ce n’est pas un détail, et cela justifie de se renseigner sérieusement avant de se porter volontaire.