Vendre un lot en copropriété : les documents et qui les fournit

Vendre un appartement en copropriété, c’est vendre deux choses à la fois : un logement et une quote-part d’un immeuble collectif, avec ses comptes, ses décisions passées et ses travaux à venir. C’est cette seconde partie qui fait le volume du dossier — et qui fait perdre du temps quand elle est engagée trop tard.

Le calendrier commande tout

Trois moments, trois jeux de documents.

Avant le compromis. Le vendeur rassemble le dossier d’information de l’acquéreur. C’est le plus gros morceau, et c’est le sien.

Au compromis. Ces documents sont annexés à la promesse ou remis contre récépissé. Le délai de rétractation de l’acquéreur ne court qu’à compter de cette remise complète. Un dossier incomplet ne fait pas échouer la vente, il en décale le point de départ — et laisse à l’acquéreur une porte de sortie qu’on croyait refermée.

Avant l’acte authentique. Le notaire demande au syndic l’état daté, notifie la vente au syndicat, et arrête les comptes.

Ce que fournit le vendeur

L’essentiel de la liste est déjà chez lui, dispersé entre plusieurs classeurs.

Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, avec tous les modificatifs publiés. Le règlement est le document qui définit ce qui est commun ou privatif, les tantièmes attachés au lot et la destination de l’immeuble. Si vous ne l’avez plus, le syndic ou le service de la publicité foncière en délivre copie.

Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années. Ce sont eux qui racontent la vie réelle de la copropriété : travaux votés, contentieux, refus répétés, ambiance. Un acquéreur averti les lit ligne à ligne, et il a raison.

Le carnet d’entretien de l’immeuble, tenu par le syndic, qui recense les travaux importants et les contrats en cours.

La notice d’information sur les droits et obligations des copropriétaires et le fonctionnement des instances.

Le diagnostic technique global, s’il a été réalisé.

L’attestation de superficie du lot vendu, dite loi Carrez, établie par un professionnel. Une superficie inférieure de plus d’un vingtième à celle annoncée ouvre à l’acquéreur une action en diminution du prix.

Le dossier de diagnostics techniques propre au logement : amiante, plomb, électricité, gaz, performance énergétique, état des risques.

Le pré-état daté : la partie financière

C’est le document qui informe l’acquéreur de ce qu’il achète financièrement. Il contient notamment :

• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget payées par le vendeur au titre des deux exercices précédents ;
• les sommes susceptibles d’être dues au syndicat par l’acquéreur ;
• l’état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette du syndicat envers ses fournisseurs ;
• la quote-part du fonds de travaux rattachée au lot et le montant de la dernière cotisation versée par le vendeur.

Deux points méritent l’attention.

Le premier est le tarif. Contrairement à l’état daté, le pré-état daté n’est pas plafonné, et certains syndics le facturent au prix fort. Rien n’oblige à le leur commander : le vendeur peut le rédiger lui-même à partir des appels de charges, des décomptes annuels et des procès-verbaux qu’il détient. Cela suppose d’être exact, car le document engage.

Le second est l’état global des impayés. C’est la ligne la plus regardée par les acquéreurs avertis, et la plus révélatrice : un syndicat dont une part significative des charges appelées n’est pas recouvrée reporte tôt ou tard cette dette sur les copropriétaires à jour. Voyez comment se traitent les charges impayées avant de conclure que le sujet est mineur.

L’état daté : la photographie au jour de la vente

Il intervient plus tard, à la demande du notaire, et n’a pas le même objet. Là où le pré-état daté informe, l’état daté arrête les comptes. Il se lit en trois parties :

1. les sommes dues par le vendeur au syndicat ;
2. les sommes dues par le syndicat au vendeur ;
3. les sommes qui incomberont à l’acquéreur.

C’est sur cette base que le notaire répartit les comptes le jour de la signature. Son tarif est plafonné par décret — quelques centaines d’euros toutes taxes comprises — et il est à la charge du vendeur sauf accord contraire. Vérifiez le plafond en vigueur au moment de la vente, il a déjà été révisé.

Le point qui bloque : les charges et le fonds de travaux

Le notaire notifie la vente au syndic. Celui-ci dispose d’un délai bref pour former opposition au versement du prix, afin d’obtenir le paiement des sommes que le vendeur doit au syndicat. Le notaire consigne alors la part correspondante et la reverse au syndicat.

Le mécanisme est protecteur pour la copropriété, pénible pour le vendeur : il bloque des fonds et retarde le dossier. La parade est simple — solder ses appels avant la signature.

Deux répartitions font ensuite discuter, et elles se règlent au compromis, pas à la fin :

Les provisions du trimestre en cours. Elles sont dues par celui qui est copropriétaire au jour où l’appel devient exigible. Les parties peuvent convenir d’un prorata entre elles ; cet accord vaut entre elles, il n’est pas opposable au syndicat, qui continuera de réclamer à qui de droit.

Les travaux votés avant la vente. Le principe est que le paiement incombe à celui qui était copropriétaire lorsque les sommes sont devenues exigibles, mais l’usage veut qu’on en discute franchement. Un ravalement voté en assemblée trois mois avant la vente change la valeur du bien : mieux vaut l’écrire dans le compromis que le découvrir chez le notaire. Le sujet est traité en détail dans notre article sur les travaux en copropriété.

Le fonds de travaux, lui, ne se rembourse pas. Les sommes versées restent acquises au syndicat et suivent le lot : elles bénéficient à l’acquéreur. Le vendeur qui a alimenté ce fonds pendant des années peut légitimement le faire valoir dans la négociation du prix, mais il ne le récupérera pas du syndicat. Voyez le fonctionnement du fonds de travaux pour savoir ce qu’il représente.

Si le lot est loué

La vente d’un lot occupé ajoute une couche, et elle se prépare aussi en amont.

Le bail suit le bien. L’acquéreur devient bailleur aux conditions en cours : il ne peut pas modifier le loyer ni les clauses du contrat du seul fait de la vente. Le bail, ses avenants, les quittances récentes et l’état des lieux d’entrée font donc partie du dossier remis.

Le dépôt de garantie se transfère à l’acquéreur, en général par déduction sur le prix ou par une ligne spécifique dans l’acte. Il est versé par le locataire, il lui sera rendu par le nouveau propriétaire : rien ne justifie que le vendeur le conserve.

Les charges récupérables doivent être régularisées à la date de la vente. C’est un point de friction fréquent, parce que la régularisation annuelle auprès du locataire intervient après l’approbation des comptes de la copropriété, donc souvent après la vente. Décidez au compromis qui la conduit et comment le solde se répartit — la liste de ce qui est récupérable sur le locataire sert de base à ce calcul.

Vendre libre suppose un congé pour vente délivré dans les formes et les délais du bail en cours, avec droit de préemption du locataire. C’est un calendrier long : il se décide bien avant la mise en vente, pas au moment où un acquéreur se présente.

Anticiper, c’est gagner trois semaines

La plupart des retards viennent du même endroit : on demande au syndic les documents une fois l’acquéreur trouvé, et le syndic répond dans ses délais, qui ne sont pas ceux de la vente.

Trois réflexes suffisent à l’éviter.

Réclamez vos documents avant de mettre en vente. Règlement, modificatifs, trois derniers procès-verbaux, carnet d’entretien, décomptes de charges. Beaucoup sont déjà accessibles sur l’extranet du syndic, dont la mise à disposition fait partie de ses prestations de base.

Vérifiez votre solde de charges auprès du syndic et régularisez.

Préparez la lecture de vos procès-verbaux. Si une assemblée récente a voté des travaux, ou si un vote a été contesté, l’acquéreur le verra. Autant l’annoncer vous-même, avec le montant et le calendrier, plutôt que de le laisser le découvrir à la lecture.